Một đơn vị có dịch vụ lưu trữ hồ sơ, lưu chứng từ uy tín mang đến cho bạn rất nhiều lợi ích thiết thực và tránh được rất nhiều vấn đề. Chúng tôi xin liệt kê những điều mà bạn nhận được khi chọn được đơn vị lưu trữ hồ sơ chất lượng.

Những khó khăn mà dịch vụ lưu trữ hồ sơ thường gặp

Hiện nay, pháp luật Việt Nam đã có quy định là các hóa đơn, chứng từ, sổ sách và hồ sơ kế toán cần được lưu trữ và bảo quản trong một khoảng thời gian rất dài. Những giấy tờ, sổ sách đó phải được lưu trữ tốt từ 5 đến 20 năm. Quy định đưa ra như vậy nên các doanh nghiệp đã vấp phải rất nhiều khó khăn.

Không gian để lưu chứng từ, sổ sách không đủ.

Kho của các doanh nghiệp hiện nay không đạt tiêu chuẩn để lưu trữ sổ sách, giấy tờ trong một thời gian dài như vậy.

Trong quá trình lưu trữ cần tìm lại bất cứ giấy tờ nào cũng mất rất nhiều thời gian và gặp không ít khó khăn.

Đó là chưa kể đến các trường hợp rủi ro không mong muốn  khác như bị hỏa hoạn hay mối mọt…Những ảnh hưởng xấu từ môi trường bên ngoài đến các giấy tờ, sổ sách quan trọng của bạn.

Bởi vậy nên cần đến các dịch vụ lưu trữ hồ sơ, giấy tờ uy tín, đảm bảo, tin cậy cho các cá nhân, doanh nghiệp. Vậy thì bạn sẽ nhận được gì khi lựa chọn các dịch vụ hỗ trợ bạn lưu trữ đống hồ sơ giấy tờ này?

Lợi ích mà dịch vụ này mang giúp bạn dễ dàng lưu trũ hồ sơ hơn

Những lợi ích đạt được khi chọn dịch vụ lưu trữ hồ sơ giấy tờ

Thông tin về các cá nhân, doanh nghiệp, khách hàng đều được bảo mật tuyệt đối.

Hồ sơ được quản lý khoa học. Một dịch vụ lưu giữ hồ sơ, chứng từ uy tín họ sẽ sử dụng cách quản lý hồ sơ theo hệ thống mã vạch hay phần mềm quản lý.

Tránh xa những rủi ro như bị mối mọt, hỏa hoạn hay việc bị trộm cắp dữ liệu,….Các sổ sách, giấy tờ đều được phân chia và sắp xếp khoa học từng giá, kệ,…

Khi cần xuất hồ sơ đều tiến hành một cách tuần tự, nhanh chóng nhất.

Hồ sơ còn được giao trả tận nơi và không hề xảy ra bất cứ thiệt hại nào.

Các đơn vị đều sử dụng phương tiện và thiết bị lưu trữ tiêu chuẩn cao đảm bảo tốt nhất cho các giấy tờ, sổ sách của khách hàng.

Chọn đúng dịch vụ lưu chứng từ uy tín

Có thể thấy rằng, việc lựa chọn dịch vụ lưu trữ hồ sơ, chứng từ đáng tin cậy sẽ giúp ích cho chúng ta rất  nhiều. Thông thường, các đơn vị lưu trữ đều có diện tích lớn, có bảo vệ 24/24 cùng hệ thống camera ghi hình ở khắp mọi nơi để đảm bảo nhất. Ngoài ra, tuyệt đối không thiếu được hệ thống báo cháy hiện đại và áp dụng các phương pháp tiên tiến để phòng chống côn trùng gây hại và các tác động từ môi trường bên ngoài. Nhờ vậy nên việc lưu chứng từ, hồ sơ, giấy tờ quan trọng mới nội bất xuất, ngoại bất nhập, đảm bảo an toàn tuyệt đối và nhận được sự tin tưởng từ phía khách hàng.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ, giấy tờ là rất lớn. Không những an toàn mà còn tiết kiệm được diện tích mặt bằng cho các cá nhân, doanh nghiệp. Và những ảnh hưởng bất lợi từ môi trường bên ngoài cũng được hạn chế đến mức tối đa. Vậy thì tại sao bạn không tìn ngay một dịch vụ lưu trữ sổ sách giấy tờ cho đơn vị của mình?

Xem thêm: Lý do bạn nên chọn lưu trữ hồ sơ chứng từ ở Vinamoves?

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES
B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: +84 28 6258 9547 – +84 28 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com