Lưu hồ sơ là công đoạn vô cùng quan trọng về mặt kinh doanh và pháp lý. Do đó, doanh nghiệp cần có phương pháp lưu trữ hồ sơ khoa học và nghiêm túc nhất. Hiện nay này, nhiều dịch vụ lưu trữ hồ sơ đã áp dụng công tác lưu trữ theo chuẩn ISO để tăng cường độ an toàn. Vậy công tác hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO là gì và bao gồm những công việc gì?
Vai trò của lưu trữ hồ sơ
Lưu hồ sơ là công việc cần thiết và vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hiện nay. Các vai trò cơ bản của lưu trữ hồ sơ tài liệu bao gồm:
- Cung cấp đầy đủ các giấy tờ về hoạt động kinh doanh của công ty
- Cơ sở để tổng hợp báo cáo kinh doanh và xử lý dữ liệu thống kê.
- Đánh giá hiệu quả kinh doanh và đề xuất hướng phát triển mới cho doanh nghiệp.
- Cung cấp tới các bên liên quan và cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu cung cấp các giấy tờ cần thiết.
- Lưu trữ hồ sơ nhân viên và nhiều tài liệu quan trọng khác như nhân sự, kế toán, chiến lược kinh doanh,…
- Sử dụng tài liệu để đào tạo cho nhân viên mới.
Lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO là gì?
Theo tiêu chuẩn của ISO 9001 là việc thực hiện quản lý hồ sơ và kiểm soát hồ sơ theo các khía cạnh là: nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, xác định thời gian lưu trữ và phương pháp huỷ hồ sơ. Công việc cụ thể như sau:
>> Tham khảo thêm: Balo phượt chống thấm nước chuyên dụng dành cho nam nữ
Nhận biết
Việc nhận biết gồm các quy định về mã hiệu của biểu mẫu, dùng làm cơ sở để nguồn gốc biểu mẫu, số biểu mẫu để truy xuất hồ sơ sao cho nhanh chóng và chính xác nhất. Trong mỗi phòng ban, sẽ có các doanh mục hồ sơ để quản lý bộ phận mình có bao nhiêu hồ sơ đang lưu trữ. Với từng hồ sơ, cần thiết lập danh sách chính xác để để truy xuất cho từng hồ sơ khi cần thiết.
Bảo quản
Các hồ sơ được lưu trên file, bìa cong và bìa cứng. Hồ sơ lưu trữ được phân loại về thời gian, khách hàng và loại hồ sơ. Trên tiêu đề file cần ghi rõ ràng và sử dụng màu sắc khác nhau cho từng loại hồ sơ khác nhau. Với những hồ sơ cần quan trọng, số lượng lớn hay cần lưu trữ thời gian dài,… doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ lưu trữ kho.
Khi lựa chọn dịch vụ thuê kho, hãy lựa chọn các đơn vị cho thuê đảm bảo an toàn , chất lượng trong khi lưu trữ. Đồng thời, hợp đồng thuê xe cần rõ ràng và có các điều khoản đền bù nếu làm mất. hư hỏng hồ sơ, tài liệu.
Xác định thời gian lưu trữ
Tuỳ theo loại hồ sơ theo yêu cầu pháp luật hay yêu cầu khách hàng mà hồ sơ sẽ có những thời gian lưu trữ khác nhau. Thông thường, thời gian lưu hồ sơ sẽ không ít hơn một năm để đảm bảo hoạt động nội bộ doanh nghiệp, đánh giá chứng nhận định kỳ… Hiện nay có nhiều lĩnh vực yêu cầu thời gian lưu hồ sơ tối thiểu là 03 năm.
Phương pháp huỷ hồ sơ
Với các hồ sơ đã hết hạn sẽ nhanh chóng được huỷ bỏ. Theo mức độ quan trọng của hồ sơ sẽ có những phương pháp hủy khác nhau. Với những hồ sơ quan trọng cần lập hội đồng và các phương pháp huỷ có thể là đốt, dùng máy cắt giấy. Với các hồ sơ thông thường sẽ gạch đi hoặc bán ….
Lưu hồ sơ theo chuẩn ISO sẽ giúp việc lưu trữ, bảo vệ cũng như tìm kiếm hồ sơ nhanh chóng và khoa học nhất. Nếu đang gặp khó khăn trong quá trình lưu trữ, bạn có thể tham khảo dịch vụ lưu trữ hồ sơ tại VinaMoves.
Nguồn: https://vemaybayhcm.org/
