Luu chung tu, hồ sơ luôn là một việc làm rất quan trọng. Việc sắp xếp chứng từ có khoa học thì sẽ giúp công tác tổ chức kế toán hiệu quả hơn. Bài viết dưới dây Vinamoves đã có thể tổ chức, sắp xếp chứng từ sao cho hợp lý và có tổ chức nhất.
Hướng dẫn cách sắp xếp lưu chứng từ, hồ sơ có khoa học
1.Cách sắp xếp chứng từ gốc
Chứng từ gốc được sắp xếp theo thứ tự trong bảng kê thuế đầu vào đầu ra hàng kỳ. Các hóa đơn đầu vào và đầu ra được kẹp chung vơi tờ khai thuế GTGT hàng kỳ đã nộp cho cơ quan thuế.
Các chứng từ đính kèm của chứng từ gốc:
Hóa đơn bán ra kẹp cùng chứng từ thanh toán (phiếu thu, giấy báo có …), ngoài ra kẹp thêm phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế và thanh lý hợp đồng (nếu có).
Hóa đơn mua vào kẹp cùng chứng từ thanh toán ( phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ…) và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.
Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có. ,…
2.Cách sắp xếp báo cáo nộp cho cơ quan khoa học
Các báo cáo thường kỳ nộp cho cơ quan Thuế sắp xếp, phân loại theo năm. Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Cụ thể, Kế toán làm như sau: Mở folder lưu tờ khai thuế cho từng năm. Sau đó, chia các file bằng các ngăn chia file lưu theo từng loại thuế. Tách riêng một file lưu các văn bản liên quan cơ quan thuế.
3.Cách lưu chứng từ, hợp đồng và sắp xếp chứng từ đính kèm
Tất cả các hợp đồng gốc có dấu đỏ được tập hợp lại và lưu trữ tại phòng kế toán của doanh nghiệp. Trong trường hợp có từ 2 bản gốc của hợp đồng trở lên thì sẽ giữ 1 bản, bản còn lại có thể lưu lại các bộ phận khác theo yêu cầu. Hợp đồng được tập hợp với phân loại theo đúng dự án, và lưu trữ riêng,và dán tên dự án ở gáy để dễ tổ chức theo dõi.
4.Cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ lương
Hàng năm thì kế toán luôn tạo một folder lương cho từng năm để lưu bảng lương theo từng tháng để dễ theo dõi và trong folder lương đó sẽ chia nhỏ thành các bảng thanh toán lương theo từng tháng trong năm đó. Chứng từ lương lưu hàng tháng cần lưu bao gồm Bảng thanh toán lương có ký duyệt, bảng lương chuyển ngân hàng và UNC photo (nếu thanh toán qua ngân hàng), các bảng ký nhận lương bằng tiền mặt của người lao động. Ngoài ra là các chứng từ khác có phát sinh tăng hoặc giảm lương của người lao động. Tương tự với các chứng từ thanh toán cũng thế.
5.Cách sắp xếp và lưu trữ chứng từ hồ sơ pháp lý
Khi lưu chứng từ hay lưu hồ sơ Quận 9 tất cả chúng đều sẽ được lưu trữ theo một folder riêng và chia thành các file sau: Các biên bản họp, các nghị quyết, quyết định của Hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị liên quan đến tài chính. Đăng ký KD có công chứng của từng lần thay đổi. Các Uỷ quyền có liên quan đến Tài chính – Kế toán. Các đăng ký KD của các đơn vị đối tác khi ký hợp đồng nếu có. Các quy chế, điều lệ của công ty. Các tờ trình tổng thể được phê duyệt một lần.
